Negli ultimi anni molte imprese si sono rese conto di una cosa semplice: la fiscalità non è più solo “adempimenti”. Tra normative in evoluzione, controlli più sofisticati, scambi informativi e crescente attenzione alla governance, avere una funzione fiscale interna ben strutturata significa ridurre rischi, migliorare la qualità del dato e prendere decisioni più consapevoli.

Cos’è la funzione fiscale interna (e perché serve)

La funzione fiscale interna è l’insieme di persone, procedure e strumenti che presidiano:

• compliance fiscale (dichiarazioni, versamenti, scadenze, controlli)

• tax accounting (imposte correnti e differite, chiusure periodiche)

• supporto alle decisioni (contratti, investimenti, M&A, riorganizzazioni)

• tax risk management (mappatura rischi, controlli, documentazione)

• rapporto con consulenti esterni e con l’Amministrazione finanziaria

Quando ha senso strutturarla

Di solito la necessità diventa evidente quando:

• il volume di adempimenti cresce (società multiple, estero, IVA complessa)

• i processi interni non sono tracciati (dipendenza da singole persone)

• aumentano i controlli e serve documentazione pronta

• ci sono operazioni straordinarie (M&A, conferimenti, riorganizzazioni)

• serve presidio su transfer pricing o tematiche cross-border

Obiettivi: cosa deve garantire una funzione fiscale efficace ed efficiente

Una buona funzione fiscale non è “più burocrazia”. È un motore che deve garantire 4 cose:

1. Conformità: scadenze rispettate, dichiarazioni coerenti, documentazione ordinata

2. Controllo: rischi mappati, presidi e verifiche interne, evidenze tracciate

3. Efficienza: meno attività manuali, dati affidabili, automazioni dove possibile

4. Supporto al business: risposte rapide e coerenti a vendite, acquisti, HR, finanza

Ruoli nella funzione fiscale interna: chi fa cosa

La struttura dipende da dimensione e complessità. Ma i ruoli “tipici” sono abbastanza ricorrenti.

1) Head of Tax / Responsabile Fiscale

È il riferimento della funzione. In genere:

• definisce policy, priorità e governance fiscale

• gestisce consulenti esterni e rapporti con verificatori

• presidia i temi strategici (operazioni straordinarie, estero, transfer pricing)

• valida le scelte fiscali rilevanti e coordina il tax risk management

Competenze chiave: visione d’insieme, capacità di governance, relazione con CFO/CEO, gestione del rischio.

2) Tax Specialist (Compliance e imposte dirette/IVA)

È il ruolo “operativo” che:

• prepara/coordina dichiarativi e scadenze

• supporta la contabilizzazione delle imposte

• gestisce quesiti ricorrenti (fatturazione, reverse charge, ritenute, ecc.)

• mantiene aggiornata la documentazione

3) Tax Accounting / Imposte in bilancio (spesso in collaborazione con Finance)

Serve quando la complessità cresce:

• riconciliazioni e calcolo tax provision

• imposte differite/anticipate

• supporto alla chiusura mensile/trimestrale

4) Tax Governance & Controls (anche “ibrido” con Internal Audit/Compliance)

Ruolo sempre più importante:

• mappa rischi fiscali

• definisce controlli chiave (es. controlli IVA, quadrature)

• tiene evidenze e “audit trail”

• coordina remediation in caso di rilievi

5) Interfacce interne: CFO, Accounting, Legal, HR, Procurement, Sales

Anche se non “appartengono” alla funzione fiscale, sono fondamentali perché la fiscalità vive nei processi aziendali:

• Accounting/Finance: dati contabili e reporting

• Legal: contratti, governance, contenziosi

• HR: payroll, trasferte, benefit, distacchi

• Procurement/Sales: IVA, ritenute, contrattualistica commerciale

Suggerimento pratico: definire un RACI (Responsible/Accountable/Consulted/Informed) per i processi fiscali principali, consente di ridurre errori e “buchi” organizzativi.

Processi chiave: la “spina dorsale” della funzione fiscale

Per essere efficace, la funzione fiscale deve avere processi chiari e ripetibili. Questi sono i più importanti.

1) Calendario scadenze e compliance

• scadenziario centralizzato (IVA, ritenute, dichiarazioni, CU, 770, ecc.)

• responsabilità chiare (chi prepara, chi controlla, chi invia)

• evidenze di controllo (checklist e approvazioni)

KPI utili: % scadenze rispettate, rilavorazioni, errori corretti post invio.

2) Gestione IVA (ciclo attivo e passivo)

Processo spesso “ad alto rischio”:

• controlli su codici IVA e reverse charge

• gestione note di credito/debito

• quadrature registri e liquidazioni

• gestione operazioni con l’estero (se presenti)

Output: procedure operative + controlli periodici.

3) Imposte dirette e tax provision

• raccolta dati per IRES/IRAP (o imposte equivalenti)

• riconciliazioni contabili-fiscali

• calcolo imposte correnti e differite

• supporto alle chiusure periodiche

Output: file di lavoro standard, note metodologiche, approvazioni.

4) Gestione interpelli, contenzioso e verifiche

Qui serve metodo:

• registro richieste e posizioni aperte

• repository documentale per evidenze

• workflow di approvazione (chi firma cosa)

• lezione appresa: aggiornamento processi dopo un rilievo

5) Tax risk management (mappa rischi + controlli)

È ciò che trasforma la funzione fiscale in presidio di governance:

• identificazione rischi (IVA, ritenute, estero, bonus, transfer pricing…)

• valutazione impatto/probabilità

• definizione controlli e owner

• test periodici e reportistica al management

Integrazioni: dove “si gioca” la qualità (persone + sistemi)

Se i processi sono la spina dorsale, le integrazioni sono il sistema nervoso. È qui che molte funzioni fiscali falliscono: non per competenza, ma per dati che arrivano tardi o sbagliati.

Integrazione con Amministrazione, Finanza e Controllo (AFC)

• allineamento su piano dei conti e classificazioni

• flussi chiusura mensile (tax provision)

• riconciliazioni standard (IVA, ritenute, cespiti)

• report periodici: rischi, scadenze, accantonamenti

Integrazione con Legal e Procurement/Sales

• template contrattuali con clausole fiscali standard

• check fiscale su contratti “sensibili” (estero, royalty, servizi, agenti)

• corretta qualifica delle operazioni (servizi/beni, territorialità IVA)

Integrazione con HR (payroll e mobilità)

• benefit, trasferte, distacchi, stock option (se presenti)

• policy e controlli per ridurre errori ripetuti

Integrazione con i sistemi (ERP, e-invoicing, document management)

Se vuoi scalare, serve standardizzare:

• codifiche IVA e anagrafiche (clienti/fornitori) con regole chiare

• controlli automatici (es. alert su codici IVA incoerenti)

• archiviazione documentale con ricerca e audit trail

• dashboard scadenze e controlli (anche semplice, purché usata)

Modelli organizzativi: 3 esempi semplici (da PMI a gruppo)

Modello A — PMI (snello)

• 1 responsabile (anche part-time) + 1 referente operativo

• consulente esterno per picchi e temi specialistici
  Pro: rapido ed economico. Contro: rischio dipendenza persone.

Modello B — Mid-size / multi-società

• Head of Tax + specialist compliance + supporto tax accounting

• procedure standard e calendario controlli
  Pro: controllo migliore. Contro: serve disciplina su processi.

Modello C — Gruppo / internazionale

• team interno con competenze dedicate (IVA/DT, tax accounting, governance)

• coordinamento con finance e local country managers
  Pro: presidio forte. Contro: richiede strumenti e reporting.

Checklist operativa: come impostarla

Se vuoi un percorso semplice e concreto:

1. Mappa adempimenti e rischi principali (cosa, quando, dove nasce il dato)

2. Crea un RACI per 10 processi fiscali chiave

3. Definisci uno scadenziario unico con owner e backup

4. Standardizza 3 controlli ad alto impatto (IVA, ritenute, riconciliazioni)

5. Imposta una data room fiscale interna (repository ordinato)

6. Definisci KPI minimi (scadenze, rilavorazioni, rilievi, tempi risposta)

7. Formalizza il rapporto con consulenti esterni (SLA e perimetro)

Errori comuni da evitare (molto frequenti)

• funzione fiscale “solo reattiva” (si rincorrono scadenze senza controlli)

• assenza di responsabilità chiare (chi controlla davvero?)

• dati non governati a monte (codici IVA/anagrafiche sporche)

• documentazione dispersa (in caso di verifica, si perde tempo e credibilità)

• eccessiva dipendenza da una persona chiave (rischio operativo)

FAQ: domande frequenti sulla funzione fiscale interna

Come capire se serve una funzione fiscale interna?

Se hai crescita, multi-società, estero, operazioni straordinarie o frequenti controlli/criticità, una funzione interna (anche piccola) aiuta a ridurre rischi e inefficienze.

Quante persone servono?

Dipende da complessità. Molte PMI partono con 1 responsabile + 1 referente operativo, affiancati da consulenti esterni per temi specialistici.

Meglio internalizzare o esternalizzare?

Spesso la soluzione migliore è ibrida: interno per governance, controlli e coordinamento; esterno per specialismi e picchi.

Qual è il primo processo da mettere sotto controllo?

Di frequente: IVA e correttezza dei flussi ciclo attivo/passivo, perché gli errori qui si moltiplicano velocemente.

Quali strumenti minimi servono?

Uno scadenziario unico, un repository documentale ordinato, procedure e checklist, più alcune riconciliazioni standard. L’ERP aiuta, ma senza regole e owner resta inefficace.

Conclusione

Strutturare una funzione fiscale interna significa costruire un presidio stabile su ruoli, processi e integrazioni. Anche una funzione piccola, se ben organizzata, può:

• prevenire errori ripetitivi

• gestire meglio verifiche e richieste

• rendere la fiscalità un supporto alle decisioni (non un freno)

Daniele Di Teodoro
  managing partner